Et si l'on pouvait, à des fins professionnelles, utiliser des plateformes qui intègrent toutes les fonctionnalités dont on a besoin pour communiquer et collaborer ? Ou encore participer à une communauté, comme on le fait au travers des réseaux sociaux, mais juste entre membres de sa structure ? Ce serait très pratique, non ?
En fait, c’est pratique… parce que ça existe déjà ! Bienvenue sur les plateformes collaboratives et réseaux sociaux d’entreprise.
Un espace de communication et de collaboration multicanal
Présentation générale
Une plateforme collaborative est un espace numérique privatisé, qui vous offre un point d’entrée unique pour communiquer et collaborer.
Parmi les outils existants, on peut notamment citer Fleep et Slack, qui présentent, entre autres, l’avantage de proposer un abonnement gratuit.
Les fonctionnalités de base, ainsi que celles qui peuvent être ajoutées, ne sont pas les mêmes selon les produits. Vous avez cependant toujours la possibilité :
d’échanger des messages écrits avec tous les inscrits, un groupe déterminé ou une personne en particulier ;
de joindre et de partager des documents…
Pour aller au-delà des fonctionnalités de départ que proposent les plateformes, vous pouvez, selon ce qui vous manque :
activer des applications spécifiques qui peuvent être intégrées à ces dernières (visioconférence, partage de document, agenda, gestion de projet...) ;
ou vous tourner vers un abonnement payant.
L’exemple de Slack
On va s’intéresser à Slack, qui est très utilisée… et qui vous offre de larges possibilités dans sa version gratuite.
Une fois votre espace créé, vous pouvez, comme on l’a déjà vu maintenant pour beaucoup d’applications en ligne, inviter des personnes par mail, ou en partageant un lien.
Et c’est parti !
Un espace Slack est organisé en “chaînes”, que vous créez en fonction de vos besoins et sur lesquelles vous invitez les membres de votre choix. Ces chaînes sont en fait des forums de discussion privés… dans l’espace privé !
La fonction numéro 1 est de communiquer par des messages, comme avec une messagerie instantanée. Pensez à bien paramétrer les notifications pour être au courant des nouvelles informations… sans être submergé !
Vous pouvez joindre des documents à vos messages.
Après avoir joint votre fichier, vous pourrez le partager avec la plateforme, la chaîne ou les personnes de votre choix.
Les fichiers partagés sont accessibles dans le forum, mais également via le menu de la chaîne.
Pour aller plus loin sous Slack
Il est possible d’intégrer des applications externes à Slack (dont certaines sont gratuites), pour les utiliser directement via la plateforme !
Quelques exemples reprenant ce que vous avez vu dans les chapitres précédents :
stockage de fichiers (Dropbox, OneDrive, Google Drive...) ;
visioconférence (Zoom…) ;
calendrier pour votre équipe (Google Agenda…) ;
sondage (Simple Poll, Doodle bot…)...
Un réseau social privé
Un réseau social d'entreprise (RSE) est une communauté qui regroupe des gens appartenant à la même structure. L’accès peut éventuellement être élargi à une sphère plus large, en invitant ses clients, partenaires… à y participer.
Les buts sont généralement de :
favoriser la communication et la collaboration ;
booster la création et la culture d’entreprise.
Il existe de très nombreuses plateformes offrant ce type de service. On peut citer par exemple Workplace de Facebook, Yammer de Microsoft, ou encore Talkspirit.
Les fonctionnalités de base sont les mêmes que celles d’un réseau social grand public : vous créez un profil, participez à des groupes, avez un fil d’actualité, commentez les posts des autres, rédigez les vôtres…
Contrairement aux autres outils que l’on a vus avant, vous n’aurez pas l’occasion d’en mettre un en place. En effet, ces outils sont payants, à quelques exceptions près, et le réseautage n’a vraiment de sens qu’avec un nombre un peu élevé de participants. Par contre, vous pouvez être invité à utiliser celui mis à votre disposition par la structure qui vous emploie.
Comme les plateformes collaboratives, un RSE peut également intégrer des outils plus spécifiques ainsi que des applications additionnelles, et devenir un véritable espace numérique de travail collaboratif !
En résumé
Des plateformes collaboratives en ligne peuvent vous donner un point d’accès unique pour communiquer et collaborer en privé, avec les membres de votre organisation ;
Certaines structures se dotent d’un réseau social d’entreprise similaire aux plateformes de réseaux sociaux publics, avec des fonctionnalités supplémentaires pour faciliter la collaboration.
Vous savez maintenant ce que peuvent vous apporter les plateformes de communication et les réseaux sociaux d’entreprise.
Vous avez acquis les bases et les clefs vous permettant d’utiliser les outils de communication et de collaboration en ligne. Il ne vous reste plus qu’à pratiquer, tester et explorer pour exploiter au mieux les outils numériques !
Merci d’avoir suivi ce cours. :)
