Dans ce chapitre, nous verrons comment paramétrer le dossier de l’entreprise. Nous nous focaliserons seulement sur les points les plus importants nécessitant une attention particulière. Le paramétrage du logiciel sera abordé de façon générale. Vous pouvez vous reporter à l’aide figurant sur votre logiciel de paie pour plus d’informations.
Paramétrez le logiciel en fonction des spécificités de votre entreprise
Les documents sur l’entreprise ont été collectés, et les questions posées lors de la création ou de la reprise du dossier.
Maintenant, place au paramétrage de l’entreprise, facilité grâce au travail effectué en amont.
Quels sont les éléments à renseigner pour le paramétrage de l'entreprise ?
Voici une liste d'éléments à venir soigneusement compléter dans le paramétrage de l’entreprise :
l’effectif de l’entreprise des 3 dernières années ;
les conventions collectives ;
la journée de solidarité ;
les jours fériés ;
le calendrier de l’entreprise ;
les méthodes de calcul des absences et des congés payés.
Gardez à l’esprit que le paramétrage de l’entreprise doit être automatisé, afin de limiter les erreurs, et de faciliter la production des bulletins de paie et de tout autre élément comme les DSN (Déclaration Sociale Nominative) ou la DPAE (Déclaration préalable à l'embauche), par exemple. Le fait de rentrer les éléments énumérés ci-dessus contribue à l'automatisation du logiciel de paie.
Déterminez l’effectif de l’entreprise
Au sein du logiciel de paie, il faudra renseigner l’effectif global, l’effectif Urssaf, et parfois l’effectif DSN.
Voici un exemple du logiciel de paie Silæ :
Il existe deux calculs de l’effectif : l’effectif global et l’effectif moyen.
L’effectif global prend en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre. Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail, contrairement à l’effectif moyen annuel.
L’effectif moyen annuel se calcule de façon annuelle du 1er janvier au 31 décembre. Il correspond à la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année civile précédente. C’est pour cela qu'on parle d’effectif moyen annuel de l'année N. Il est tronqué au centième (2 chiffres après la virgule).
Sur la DSN Urssaf est mentionné un effectif appelé effectif Urssaf. Cet effectif est calculé selon l’effectif moyen annuel. Il permet de déterminer certaines cotisations applicables, ou seuils de taux de cotisations. L’effectif DSN repose également sur le calcul de l’effectif Urssaf.
Ajoutez les conventions collectives
Qu'est-ce qu'une convention collective ?
Une convention collective est un accord écrit émanant d’une négociation entre les syndicats des salariés et des employeurs.
La convention collective peut s’appliquer au niveau :
géographique : national, régional ou départemental ;
professionnel : interprofessionnel, branche, entreprise.
La plupart des conventions collectives sont nationales. On les appelle communément des conventions collectives nationales (CCN). Mais, dans certains secteurs, elles sont complétées par des conventions et accords régionaux ou départementaux.
Comment déterminer la convention applicable dans l’entreprise ?
L’entreprise doit appliquer les conventions collectives étendues au niveau national (CCN), sauf s’il existe des conventions plus spécifiques au niveau régional ou départemental.
La convention collective nationale est déterminée en fonction de l'activité de l’entreprise. Elle est choisie en fonction du code APE (anciennement code NAF) présent sur le Kbis ou l’avis Siren.
Prenons par exemple un cabinet de conseil. Le code APE de l’entreprise sera le numéro 7022Z – Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion. Deux conventions collectives peuvent s’appliquer :
CCN Syntec, IDCC numéro 1486, brochure numéro 3018 ;
CCN Prestataires de services, IDCC numéro 2098, brochure numéro 3301.
S'il y a deux conventions collectives nationales dont le secteur d'activité est similaire, une seule peut être appliquée. Pour déterminer laquelle choisir :
il faudra consulter l’objet social de l’entreprise sur les statuts ou le Kbis, s’il s’agit d'une société ;
ou questionner le chef d’entreprise pour savoir s’il s’agit d’une entreprise individuelle ou non.
Les sociétés ont des statuts, un extrait Kbis et un avis Siren, alors que les entreprises individuelles n’ont qu’un avis Siren.
Une entreprise peut-elle avoir plusieurs conventions collectives nationales dans le même secteur d'activité ?
Dans certains secteurs d’activité, plusieurs conventions collectives peuvent être négociées. Cela peut dépendre de la taille de l’entreprise, ou encore des catégories de personnel, cadres ou non-cadres, par exemple. À nous de déterminer quelles sont la ou les conventions collectives applicables.
Prenons un exemple. Le code APE d’une entreprise est le numéro 4333Z – Travaux de revêtement des sols et des murs. Plusieurs conventions collectives nationales du bâtiment peuvent s’appliquer :
CCN Bâtiment pour les ouvriers employés de moins de 10 salariés ;
CCN Bâtiment pour les ouvriers employés de plus de 10 salariés ;
CCN Bâtiment pour les employés, techniciens et agents de maîtrise (ETAM).
Quelle(s) convention(s) collective(s) choisir ?
Reprenons notre exemple du bâtiment énoncé précédemment. Il nous faut connaître l’effectif de l’entreprise ainsi que les catégories des salariés pour savoir quelle(s) convention(s) collective(s) s’appliquent.
L’entreprise a 8 salariés depuis 3 ans. Elle se compose de quatre carreleurs, trois plaquistes et un assistant de direction. L’entreprise appliquera donc la convention collective Bâtiment ETAM pour l'employé assistant de direction. Ainsi que la convention collective Bâtiment Ouvriers de moins de 10 salariés.
Il y a aura donc deux conventions à mentionner dans le paramétrage de l’entreprise.
S’il existe deux catégories de salariés représentées par une convention collective, alors il est nécessaire de les mentionner dans le paramétrage de l’entreprise. Peu importe que l’entreprise n’ait que des cadres pour le moment.
L'employeur doit appliquer la convention collective conclue au niveau de son entreprise lorsqu’il y en a une.
Que faire lorsque l’entreprise ne dépend d’aucune convention collective ?
Lorsque l’entreprise ne dépend d’aucune convention collective, ce qui reste plutôt rare, alors seul le Code du travail s’applique.
Paramétrez la journée de solidarité
La journée de solidarité est une journée supplémentaire travaillée par les salariés des entreprises, afin de financer des actions à destination de l’autonomie des personnes âgées ou handicapées.
Le choix de la journée de solidarité de l’entreprise est propre à chaque entreprise. En conséquence, celle-ci peut tomber un jour férié (à l’exception du 1er mai) ou en week-end.
Une rubrique dédiée au paramétrage de la journée de solidarité est présente dans chaque logiciel de paie. Elle doit être complétée lors du paramétrage afin de mentionner le jour concerné par la journée de solidarité.
Appliquez les méthodes de calcul des absences et des congés payés
Les méthodes de calcul des absences ou des congés payés, bien que prévus par la jurisprudence, peuvent varier d’une entreprise à l’autre.
Comprenez les méthodes de calcul des absences
Lorsque le salarié est absent, la rémunération doit être déduite du bulletin de paie. Ce calcul peut s’effectuer selon plusieurs méthodes. L’absence sera calculée en jours (calendaires, ouvrables, ouvrés), ou encore en heures.
Le calcul devra également tenir compte des jours (ou heures) réels du mois, ou des jours (ou heures) moyens du mois.
Dans l'arrêt du 11 février 1982, la Cour de cassation indique que la méthode la plus appropriée est la méthode des heures réelles. En effet, c’est la méthode qui permet une retenue de salaire égale au “temps exact de la cessation de travail” (Cour de cassation, chambre sociale, 26 janvier 2011).
Découvrez les méthodes de calcul des congés payés
Il existe deux méthodes de calcul des congés payés : la règle du maintien de congés payés, et la règle du dixième. L’entreprise doit calculer les deux méthodes, et appliquer la plus favorable au salarié.
Le calcul de la méthode la plus avantageuse peut se faire à chaque prise de congés, ou alors à la fin du contrat.
Ainsi, une entreprise peut appliquer la règle du maintien pour le calcul des congés payés tout au long du contrat du salarié. Toutefois, à la fin du contrat du salarié, l’entreprise devra calculer la méthode du maintien et du dixième, et appliquer la plus avantageuse. Le salarié ne doit pas être lésé par la méthode du maintien appliquée tout au long du contrat.
| Au cours du contrat | Fin de contrat |
Salarié A | Maintien | Maintien/Dixième (choix du plus avantageux) |
Salarié B | Maintien/Dixième (choix du plus avantageux) | Maintien/Dixième (choix du plus avantageux) |
Les congés restants non pris par le salarié sont normalement perdus, sauf exception. Le report de congés payés n’est donc pas automatique.
Les salariés ont droit à 5 semaines de congés payés par année. Ils acquièrent ainsi 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois, ou 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois.
| Jours de congés payés/mois | Jours de congés payés/année |
Jours ouvrables | 2,5 jours | 30 |
Jours ouvrés | 2,08 jours | 25 |
Ajoutez les différents organismes de la Sécurité sociale en fonction de la situation de votre entreprise
Les organismes de recouvrement sont les organismes qui vont collecter les cotisations sociales. Ils doivent être ajoutés dans le logiciel de paie.
L’organisme de recouvrement ne peut pas être choisi. Il est imposé à l’entreprise en fonction de son activité et du siège social de l’entreprise.
Configurez l’Urssaf ou la MSA
En fonction du régime, les cotisations sociales de Sécurité sociale sont collectées par trois grands types d’organismes :
pour le régime général (des salariés du secteur privé non agricole) : l’Union de recouvrement pour la Sécurité sociale et les allocations familiales (Urssaf)
pour le régime agricole (des salariés agricoles) : la Mutualité sociale agricole (MSA) ;
pour les régimes spéciaux : il s’agit de cas particuliers que nous n'évoquerons pas dans ce cours.
En fonction de la situation de l’entreprise, vous devrez choisir le bon organisme.
N’existe-il pas plusieurs organismes Urssaf et MSA ? Comment s’y retrouver ?
Une fois l’organisme déterminé en fonction de l'activité de l’entreprise, il faut ensuite déterminer à quelle adresse verser les cotisations sociales de la Sécurité sociale.
Il y a autant d’organismes Urssaf et de MSA que de régions en France. Ces organismes sont donc scindés en régions. Dans chaque région, des antennes relais sont présentes. Elles permettent de prendre des rendez-vous avec des conseillers.
Prenons un exemple. Une boulangerie de quartier d’Agen recrute son premier pâtissier. Elle doit donc faire ses déclarations à la Sécurité sociale. Quels organismes collectent les cotisations sociales de la Sécurité sociale ?
Le secteur de la boulangerie est une entreprise du secteur privé non agricole. Elle dépend donc du régime général de la Sécurité sociale. Les cotisations seront donc collectées par l’Urssaf. L’entreprise étant basée à Agen, elle verse ses cotisations auprès de l’Urssaf Aquitaine.
Il existe plusieurs antennes de l’Urssaf en Aquitaine. La plus proche du siège social de l’entreprise permettra de réserver des rendez-vous. C’est toutefois l’Urssaf de Bordeaux qui collectera les cotisations sociales Urssaf.
Dans le logiciel de paie, il faudra donc renseigner dans la rubrique des organismes collecteurs de l’Urssaf : Urssaf Aquitaine.
Voici comment cela se matérialise sur le logiciel de paie Silæ :
Choisissez le bon Pôle Emploi
Sur certains logiciels, vous verrez une rubrique dédiée à Pôle Emploi. Cet organisme collecteur n’est pas à mentionner systématiquement. En effet, les cotisations de chômage sont collectées par l’Urssaf et la MSA. L’attestation Pôle Emploi sera également gérée par l’Urssaf, qui se chargera de transmettre au Pôle Emploi concerné. La rubrique Pôle Emploi devra être complétée pour les activités du spectacle, par exemple.
En fonction de l'activité de l’entreprise, il se peut donc que cet organisme ne doive pas être mentionné.
Pour savoir quoi faire, n’oubliez pas de prendre connaissance de l’aide disponible sur votre logiciel de paie, ou de demander l’assistance en ligne.
Ajoutez les organismes de régime complémentaire relatifs à votre entreprise
Paramétrez les organismes de retraite complémentaire
Pour les salariés du secteur privé, les retraites sont versées par deux organismes :
une retraite de base versée par l'Assurance vieillesse du régime général de la Sécurité sociale ;
et une retraite complémentaire versée par l'Agirc-Arrco.
L’Agirc gère les cotisations de retraite des salariés (cadres et non-cadres), alors que l’Arrco s’occupe des cadres.
Depuis le 1er janvier 2019, suite à un accord signé en octobre 2015, L'Agirc et l'Arrco ont été unifiées en un régime qui reprend l’ensemble des droits et obligations qui existaient à l’égard de leurs affiliés.
Les cotisations de retraite complémentaire de l’Agirc et de l’Arrco sont collectées par des organismes collecteurs de retraite.
Quel organisme collecteur de retraite choisir dans le logiciel de paie ?
Lorsqu’il s’agit d’une reprise de dossier, la ou les caisses de retraites complémentaires sont déjà choisies. Il n’y a plus qu'à renseigner ces éléments dans le logiciel de paie. La ou les caisses de retraite complémentaires sont mentionnées sur la DNS, par exemple.
Mais comment cela se passe lorsqu’il s’agit d’une création de dossier et que l’entreprise n’a pas encore de salarié ? Comment choisir la caisse de retraite ?
L’organisme collecteur des cotisations retraite d’une entreprise est déterminé en fonction de son activité. Certaines conventions collectives désignent des caisses de retraite. L’entreprise devra donc y adhérer par défaut. C’est par exemple le cas des entreprises du bâtiment, qui adhèrent à la PRO BTP.
Pour certaines entreprises, la caisse de retraite peut être imposée de façon régionale.
Parmi les caisses de retraite, on peut citer :
AG2R La Mondiale ;
Malakoff Humanis qui regroupe plus de 170 branches professionnelles ;
Audiens pour les professionnels de la culture, de la communication ou des médias ;
IRP AUTO pour les entreprises du secteur automobile ;
PRO BTP pour les entreprises du bâtiment ;
KLESIA pour les cabinets d’expertise comptable ou les bureaux d'études techniques, par exemple ;
IRCEM pour les entreprises de services à la personne.
Voici comment cela se matérialise sur le logiciel de paie Silæ :
Ajoutez les organismes collecteurs de retraite supplémentaire
La retraite supplémentaire est facultative, contrairement à la retraite de base et la retraite complémentaire.
La plupart des caisses de retraite complémentaire proposent des contrats de retraite supplémentaire. Ce sera donc le même organisme qui collectera les cotisations de retraite complémentaire et les cotisations de retraite supplémentaire.
Toutefois, l’entreprise peut tout à fait souscrire à un autre organisme pour le contrat de retraite supplémentaire. C’est au libre choix de l’entreprise, à moins que la convention collective ne prévoie des dispositifs contraires.
Ajoutez les organismes collecteurs de prévoyance et de mutuelle
Il est obligatoire pour les entreprises ayant des salariés de leur proposer une couverture de mutuelle complémentaire.
À l’inverse, la prévoyance n’est pas obligatoire, hormis pour les cadres, ou lorsqu’elle est rendue obligatoire par la convention collective.
L’entreprise peut choisir les organismes de prévoyance et de mutuelle, sauf si une caisse est prévue dans la convention collective. Certains organismes de retraite complémentaire proposent des couvertures de prévoyance et mutuelle.
Parmi les organismes de prévoyance et de mutuelle, on peut citer :
AXA ;
MAAF ;
Swiss Life ;
PRO BTP ;
KLESIA ;
Harmonie Mutuelle.
La prévoyance vient couvrir les risques santé, décès, invalidité… La mutuelle est donc un élément de la prévoyance, puisqu’elle vient couvrir le risque santé.
Pourtant, ces deux éléments sont souvent distincts dans les faits. On distingue la mutuelle, qui vient couvrir les risques santé, de la prévoyance qui couvre plutôt les risques décès et invalidité.
En effet, au sein du logiciel de paie, il y aura deux organismes distincts à indiquer : un pour la prévoyance et un pour la mutuelle. C’est pour cela qu’il ne faut pas confondre la prévoyance et la mutuelle.
Une fois les organismes des régimes complémentaires déterminés, il est nécessaire de les renseigner au sein du paramétrage de l’entreprise, dans un onglet dédié aux organismes collecteurs. Ce paramètre permettra de procéder à l’envoi des DSN.
En résumé
Le paramétrage de l’entreprise comprend en partie l’aspect administratif.
Toutefois, il ne faut pas oublier les paramétrages spécifiques à compléter avec soin : l’effectif de l’entreprise des 3 dernières années, les conventions collectives applicables, la journée de solidarité, les jours fériés, le calendrier de l’entreprise, les méthodes de calcul des absences et des congés payés.
Il convient également de renseigner les différents organismes collecteurs de l’entreprise comme la Sécurité sociale, la retraite complémentaire, la mutuelle ou encore la prévoyance.
Le paramétrage du logiciel de paie s'étend au-delà du paramétrage actuel, il se doit d'anticiper, afin de limiter le temps de production des bulletins de paie, par exemple.
Dans le chapitre suivant, nous allons voir comment paramétrer le plan de paie !
